POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SMLUVNÍCH PARTNERŮ SPOLEČNOSTI
ANTARA invest s.r.o.
Hřbitovní 1269/37, Plzeň 312 00
IČ 06767559
zapsána v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Plzni, sp.zn. C 35756
(dále též jen „společnost“), jako správce osobních údajů
tímto informuje své smluvní partnery o způsobu, kterým zpracovává jejich osobní údaje.
1. Ve věci ochrany osobních údajů je možné společnost kontaktovat na adrese jejího sídla.
2. Společnost jako správce osobních údajů zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů svých smluvních partnerů:
a) identifikační údaje, a to zejm.:
– u fyzických osob: jméno a příjmení, datum narození (event. rodné číslo), identifikační číslo a daňové identifikační číslo u podnikajících fyzických osob;
– u právnických osob: název, identifikační číslo a daňové identifikační číslo; jméno a příjmení statutárního orgánu;
b) kontaktní údaje – zejm. adresa bydliště nebo sídla, doručovací adresa, fakturační adresa, název a adresa provozovny; jména a příjmení, adresy, telefonní čísla a e-mailové adresy všech osob, které jsou oprávněny za smluvního partnera jednat;
c) platební údaje – zejm. bankovní spojení;
d) ostatní údaje – zejm. informace uváděné ve veřejných rejstřících; informace o insolvenčních a exekučních řízeních; další údaje získané na základě uzavřené smlouvy nebo v souvislosti s plněním závazků dle uzavřené smlouvy apod.
Výše uvedený výčet zpracovávaných osobních údajů je příkladný; přesný rozsah osobních údajů zpracovávaných o smluvním partnerovi společnost poskytne na žádost smluvního partnera zaslanou na adresu sídla společnosti nebo na e-mailovou adresu uvedenou shora pod bodem 1. Osobní údaje společnost získává od smluvního partnera na základě uzavřené smlouvy nebo v souvislosti s plněním svých závazků dle takové smlouvy a dále pak z veřejně dostupných rejstříků (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík apod.).
3. Osobní údaje smluvního partnera společnost zpracovává a používá pro účely uplatňování práv a plnění povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené se smluvním partnerem, a to včetně právních jednání, ke kterým dochází před uzavřením takové smlouvy, a dále pro účely uplatňování práv a plnění povinností vyplývajících pro společnost z příslušných právních předpisů na základě její podnikatelské činnosti a v souvislosti s ní (ve smyslu občanského zákoníku, daňových předpisů atd.). Pokud by společnost zpracovávala jakékoliv osobní údaje smluvního partnera, k jejichž zpracování je nutný výslovný souhlas smluvního partnera, bude společnost smluvního partnera informovat o rozsahu takových zpracovávaných údajů, účelu i době zpracování, jakož i o jeho právech samostatným dokumentem. Veškeré osobní údaje společnost zpracovává v souladu s příslušnými právními předpisy, přičemž zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu přiměřeném, relevantním a nezbytném ve vztahu k účelu zpracování.
4. Osobní údaje smluvního partnera bude jako správce zpracovávat společnost, přičemž tyto osobní údaje může pro účely uvedené shora pod bodem 3. předat zejména těmto zpracovatelům, kteří jsou zavázáni povinností stejné míry ochrany osobních údajů jako společnost:
a) osobám, které společnosti poskytují účetní a daňové služby;
b) osobám poskytujícím společnosti služby právní pomoci (advokátní kanceláři);
c) osobám, které společnosti poskytují serverové, webové, cloudové nebo IT služby;
d) subdodavatelům nebo externím spolupracovníkům společnosti, které společnost pověří určitým úkolem při plnění závazků ze smlouvy uzavřené mezi společností a smluvním partnerem;
e) osobám, které pro společnost zajišťují vymáhání pohledávek.
V případech stanovených právními předpisy nebo smlouvou uzavřenou mezi společností a smluvním partnerem mohou být osobní údaje smluvního partnera, a to pouze v rozsahu nutném pro splnění účelu předání osobních údajů, dále předány rovněž orgánům veřejné moci (zejm. příslušnému finančnímu úřadu, soudu atd.) a dalším subjektům (např. pojišťovně apod.). Osobní údaje smluvního partnera nebudou předávány subjektům do třetích zemí, tj. osobám mimo EU.
5. Osobní údaje smluvního partnera bude společnost zpracovávat po celou dobu, po kterou bude trvat smluvní vztah se smluvním partnerem, resp. po celou dobu, po kterou budou trvat závazky ze smlouvy uzavřené se smluvním partnerem, a dále pak po dobu, po kterou má společnost povinnost osobní údaje smluvního partnera uchovávat dle příslušných právních předpisů (zejm. pro účely splnění archivační povinnosti dle daňových a dalších právních předpisů), event. po dobu delší, je-li před orgány veřejné moci (event. jinými subjekty příslušnými k projednání věci) vedeno řízení, které souvisí se smluvním partnerem (je vedeno vůči smluvnímu partnerovi) a pro jehož účely společnost musí osobní údaje smluvního partnera dále uchovávat, a to zejm. pro splnění zákonných povinností společnosti či v zájmu ochrany oprávněných zájmů společnosti (např. soudní řízení, exekuční řízení apod.), a to až do doby úplného skončení takového řízení.
6. Ve vztahu ke společností prováděnému zpracování osobních údajů má smluvní partner následující práva:
a) Právo na přístup k osobním údajům
Smluvní partner může společnost kdykoliv požádat o vydání potvrzení, zda osobní údaje, které se smluvního partnera týkají, jsou či nejsou ze strany společnosti zpracovávány, a pokud jsou tyto zpracovávány, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou tyto zpřístupňovány, po jak dlouhou dobu takové osobní údaje společnost uchovává, zda má smluvní partner právo na opravu, výmaz nebo omezení zpracování takových osobních údajů či právo vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů, odkud společnost takové osobní údaje získala a zda dochází na základě zpracování osobních údajů smluvního partnera k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Pokud žádost o potvrzení společností zpracovávaných osobních údajů smluvní partner podá v elektronické formě, poskytne mu společnost tyto informace v elektronické formě, pokud ji smluvní partner nepožádá o jiný způsob poskytnutí informací. Smluvní partner má rovněž právo získat kopii osobních údajů, které o něm společnost zpracovává. Poskytnutí první kopie je bezplatné, za každou další kopii poskytnutou smluvnímu partnerovi na jeho žádost bude společnost požadovat úhradu administrativních nákladů, když tyto náklady činí 30,00 Kč včetně DPH za jednu (1) stránku v případě, že společnost kopii osobních údajů poskytne v elektronické podobě; 40,00 Kč včetně DPH za jednu (1) stránku pak v případě, že společnost kopii osobních údajů poskytne v listinné podobě.
b) Právo na opravu
Smluvní partner může společnost kdykoliv požádat o opravu či doplnění svých osobních údajů, pokud by tyto byly nepřesné či neúplné.
c) Právo na výmaz
Společnost musí vymazat osobní údaje smluvního partnera, pokud:
– osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
– smluvní partner odvolá svůj dříve poskytnutý souhlas se zpracováním svých osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je souhlas smluvního partnera nezbytný, a společnost zároveň nemá jiný důvod, proč tyto údaje potřebuje nadále zpracovávat;
– smluvní partner vznese námitky proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování takových údajů;
– zpracování osobních údajů je protiprávní nebo
– výmaz osobních údajů smluvního partnera společnosti ukládá příslušný právní předpis.
d) Právo na omezení zpracování
Společnost musí omezit zpracování osobních údajů smluvního partnera, pokud:
– smluvní partner popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
– zpracování osobních údajů je protiprávní a smluvní partner odmítne výmaz osobních údajů a místo toho požádá o omezení použití svých osobních údajů;
– společnost již osobní údaje smluvního partnera nepotřebuje pro účely zpracování, ale smluvní partner tyto údaje požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
– pokud smluvní partner vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, a to dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody společnosti převažují nad oprávněnými důvody zpracování osobních údajů smluvního partnera.
Pokud bylo zpracování osobních údajů omezeno, mohou být osobní údaje smluvního partnera (s výjimkou jejich uložení) zpracovány pouze se souhlasem smluvního partnera nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků společnosti, popř. ochrany práv třetích osob nebo ve veřejném zájmu.
e) Právo na přenositelnost údajů
Smluvní partner má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které společnosti poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a má právo na předání těchto údajů jinému správci.
f) Právo vznést námitku
Smluvní partner může vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které společnost zpracovává pro účely přímého marketingu nebo z důvodu svého oprávněného zájmu. Osobní údaje smluvního partnera přestane společnost zpracovávat, pokud nebude mít závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování osobních údajů pokračovala. Pokud smluvní partner vznese námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, nebudou již jeho osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
g) Právo podat stížnost na zpracování osobních údajů
Uplatněním práv způsoby uvedenými shora pod písm. a) až f) tohoto bodu není nijak dotčeno právo smluvního partnera podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo může smluvní partner uplatnit zejména, pokud se domnívá, že společnost osobní údaje zpracovává neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti zpracování osobních údajů lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz .